Merintis Event Organizer dan Tugas Koordinator EO

Cara merintis EO?
Tugas koordinator dalam event?
Apa tugas koordinator acara pada event yang akan dibuat?

Alih bahasa dari pertanyaan di Yahoo! Answer
http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20080301104122AAdfckB

--

Untuk membuat Event Organizer, terlebih dahulu melihat bagaimana bentuk EO yang akan di buat, dalam hal ini tentang permodalan. Disini dibagi kedalam 3 kategori permodalan dalam pembentukan sebuah Event Organizer yaitu :

1. EO yang bermodalkan dana dari dana pribadi (pimpinan EO itu sendiri)
2. EO yang bermodalkan dana dari bentuk kerja sama (saham)
3. EO yang bermodalkan dana dari sponsor

Adapun dalam hal ini yang akan dibahas adalah tentang EO Sponsorship. Sebuah EO yang bermodalkan dana dari sponsor. Oleh karena sifatnya yang bermodalkan dana dari sponsor, maka jumlah pembiayan besar kecilnya tergantung dari pihak sponsor yang andil berpromosi. EO yang demikian menuntut pekerjanya agar bekerja lebih keras lagi. EO tersebut benar-benar merintis sebuah acara dari nol sampai terselenggara nya acara yang direncanakan.

Dengan modal yang tidak begitu besar dalam nominal nya, biasanya berawal dari sebatas lobby-lobby, kongkow-kongkow, makan siang dengan rekan maupun klien sampai muncul sebuah ide ataupun gagasan untuk membuat sebuah bentuk acara dan pada tahap akhir dari pertemuan pertama adalah kesepakatan-kesepakatan pembuatan dan pengajuan sebuah proposal yang masih sederhana.

Tahap demi tahap dan berbagai pertemuan telah dilakukan sampai pada mulai persiapan acara, barulah kerja keras mencari sponsor terus di gencarkan guna membiayai seluruh komponen dan kebutuhan acara tersebut. Dalam hal keuntungan, pengusaha yang menjalankan EO sponsor mendapat keuntungan dari persentase sponsor maupun keuntungan dari sumber lain yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak EO dan pihak sponsor (win win solution).

Peran sertanya nya seorang koordinator acara adalah sangat penting guna sukses dan tidaknya acara tersebut. Tugas-tugas seorang koordinator acara dari pra-acara sampai hari-H nya bahkan sampai pasca-acara, disini dicontohkan tugas-tugas kordinator. Dalam hal ini hendak membuat suatu acara musik dengan penampilan banyak artis dengan skala nasional, tugas dan cangkupan kerjanya sebagai berikut :

• Pembentukan panitia dengan koordinator dan seksie serta tugasnya masing-masing
• Membuat kontrak acara dengan pihak terkait
• Membuat rencana anggaran biaya (RAB) yang dibutuhkan, meliputi 3 fase :

1. Sebelum acara dilaksanakan

2. Pada saat acara dilaksanakan

3. Sesudah acara dilaksanakan

• Mengadakan perijinan dengan instansi terkait :
  Pengelola gedung, Polda, Polri, Garnisun, Pemda (Pol. PP, Dinas Kesehatan, Tata Lingkungan, Pemadam Kebakaran dll) 
• Membuat kontrak sewa gedung/tempat 
• Mencari dana dari sponsor/donatur sesuai dengan rencana anggaran biaya
• Membuat kontrak kerjasama dengan artis/manajemen artis
• Setelah artis siap pentas hari-H, baru mempublikasikan mengenai acara tersebut dengan memasang iklan di media massa (Surat kabar, Radio, TV, Internet) ataupun media luar ruang (spanduk umbul2 baliho dll)
• Mengurus perpajakan pemasangan iklan, spanduk dll
• Mempersiapkan pengunjung, (bayar tiket atau gratis, yang penting adalah sarana prasarana pengunjung serta keamanannya)
• Mempersiapkan tamu undangan VIP dan VVIP serta mempersiapkan sarana dan prasarana nya
• Mengadakan kontrak kerja dengan :

1. Kontraktor panggung

2. Kontraktor sound system

3. Kontraktor lighting

4. Katering dan konsumsi

5. Stasiun TV, Radio, Portal Internet untuk Blocking Time ataupun sebagai liputan acara

6. Tenaga sukarelawan

7. Mengadakan kontrak kerja lainnya

• Mengadakan rapat teknis dengan seluruh unsur yang terkait
• Mengundang wartawan cetak elektronik
• Menyiapkan Ambulance, Brandweer (Pemadam Kebakaran) dan keamanan minimal 3 lapis :

1. Trantib

2. Polisi

3. Garnisun (Tim Gegana, PHH, Brimob, Sniper, Antiteroris dll)

4. Polantas dan Forwarder untuk ketertiban kendaraan dan jalan di sekitar lokasi acara

• Menyiapkan lokasi acara
• Instrument Check (Stage, Sound, Lighting, Multimedia)
• Geladi resik
• On The Spot (acara dimulai)
• Menyelesaikan kontrak-kontrak kerja yang telah dilakukan
• Menyelesaikan semua pembiayaan-pembiayaan
• Membuat laporan keuangan
• Pembubaran Panitia (syukuran)

Hal-hal tersebut diatas tidak lah baku untuk pelaksanaan dan pembuatan sebuah acara, karena dalam praktek dan kondisi dilapangan tentu jauh berbeda sebuah teori tapi dalam hal ini bukanlah menjadi sebuah persoalan yang besar, karena dalam sebuah EO juga dikenal dengan Manajemen Situasi, yaitu setiap situasi selalu ada rencana lain yang akan untuk situasi tersebut. Selalu ada Plan A, Plan B serta Plan C.

Semoga bermanfaat!

Post By: Ninequadrat