TIPS-TIPS UNTUK EVEN MANAGEMENT

Berikut adalah tips-tips demi suksesnya acara2 yang akan diselenggarakan:

1. Jangan memberikan client kita alat komunikasi yang langsung link dgn stage management team, it will be disaster!! tawarkan kepada client untuk standby di samping show director..is enough. Apabila ada catatan2 dalam jalannya acara client bisa bicara langsung dgn show dee di FOH.. selanjutnya Show Dee yang akan memberikan tugas kepada tim..
2. Dalam meng eksekusi acara siapkan 1 orang MC's reminder di backstage yang berguna untuk selalu mengingatkan MC sebelum onstage (base on cue card).. biasanya stage manager lah yang menjalankan fungsi ini..
3. Jangan pernah membebankan perintah mengeksekusi sebuah cue special effects kepada operator nya langsung, salah satu kru mendampingi operator sebelum sequence nya masuk dan memberikan aba-aba kpd operator (aba harus jelas misalnya mencolek, menepuk atau bahkan langsung menekan tombol SFX)..
4. Buatlah stage note sebagai petunjuk bantuan untuk seluruh talent yang perform. Stage Note adalah sebuah catatan diatas panggung dengan selembar kerta dan tulisan spidol, yang menjelaskan secara singkat "nama acara", "thanks to..", "maximum duration", "daftar tamu VIP yg harus disapa"..dll dll, jgn lupa jelaskan kepada seluruh performer bahwa di atas panggung terdapat Stage Note yang bisa di baca untuk penyebutan sesuatu..
5. Stage Plot, adalah tanda2 kecil di atas panggung untuk marking / menandai titik tempat suatu barang yang sudah disetujui oleh Show Director.. bukan hanya itu, kita juga harus menandai titik yang gelap (umunya belakang panggung gelap)..terutama tangga naik, buatlah tanda arrows bertulisan "onstage" di pintu masuk panggung dan arrows bertulisan "offstage" di pintu keluar panggung.. tandai anak tangga dgn lakban putih agar terlihat pada saat gelap (menandai dengan lakban kertas kurang terlihat).. yang bagus pake double tape yang tidak di kupas salah satu sisi nya.. apabila perlu pasanglah sebuah lampu Neon UV di sekitar belakang panggung agar tanda2 tersebut menjadi jelas waktu gelap..
6. Tips untuk show director...kuasai rundown sebaik mungkin, dan usahakan hafal diluar kepala, minimal urutan nya aja..jangan lupa Show Director harus mengerti alasan apa yang membuat sebuah sequence harus di lakukan seperti itu..(hasil brain storming dengan client).. apabila rundown sudah disetujui, silahkan buat rundown dgn cara kita sendiri yang bisa disepakati oleh tim.. agar kita lebih mudah mengingat, dan jgn lupa kalo kita sendiri yang mengetik sebuah rundown maka secara otomatis kita akan mengingat urutan acara secara baik..
7. Communication, biasa kan pergunakan HT / Clearcomm secara efektif, porsi terbanyak dalam memberikan cue di HT ada di show Dee, selama tidak ada masalah dalam menjalankan perintah Show Dee tidak perlu menjawab, atau boleh hanya dgn kata2 singkat ("OK", "Clear", "No Problem"), gunanya adalah untuk kita lebih konsen terhadap jalan nya acara dan menghemat penggunaan battery HT.. hal ini efektif pada saat2 krusial seperti menjelang Opening Sequence, Menjelang Launch Procession..dll
8. No Cellular!!, Handphone bisa mengganggu jalan nya acara, kalo nyala disekitar Mics bisa membuat gangguan suara pada saat Hp tsb aktif.. kalo di FOH control bisa mengganggu konsentrasi, dan sinyal bisa mengganggu electronic device.. use it wisely..

Tips for stage manager:

• bagi lah team stage crew menjadi 2 bagian kiri dan kanan..
• untuk event yang banyak content nya seperti festival, awarding..bisa membuat aturan pintu masuk dan keluar..misalnya pintu kiri untuk onstage dan pintu kanan untuk offstage..
• untuk hal2 lain seperti Micing Crew, Props Crew, di bagi dalam tugas tersendiri di belakang panggung, bertanggung jawab untuk menyiapkan perlengkapan seperti piala2, piagam, hadiah simbolis doorprize..dll.

sehingga stage crew bekerja lebih efektif ya..


Untuk show director:
yang pasti show director harus tahu maksud dan tujuan acara untuk apa, penjelasan ini bisa didapetin dari EO yang meng hire atau dari Client nya langsung. Show dee harus menjiwai peran nya, dengan mengetahui maksud dan tujuan acara berarti selanjutnya kita bisa membuat batasan-batasan mana yang perlu dan mana yang tidak, mana yang pantas dan mana yang tidak, yang sesuai dan tidak sesuai, ditambah selera atau rasa sebagai Show Dee. bayangkan event sedang berjalan, bayangkan musik dan pergerakan orang diatas panggung, bayangkan juga kesalahan yang bisa timbul.

Untuk membuat rundown script harus detail, walaupun acara nya kecil. kolom nya terdiri dari Nomor (No), Time & Duration (waktu eksekusi dan durasi nya), Activities (urutan muncul performer di panggung), Description (penjelasan detail mekanisme performer di panggung), Involve (siapa saja yg terlibat di sequence), Light (seperti apa lghting nya pada sequence tsb), Sound (seperti apa audio system nya),Video (seperti apa video di sequence ybs), terakhir kolom Remarks atau Note, catatan untuk sequence ybs.

 

Job Des Show Dee:

1. Perancang Acara
2. Yang membuat urutan sequence acara sesuai dengan keperluan nya
3. Mengepalai Stage Management
4. Show Dee dibantu oleh Stage Manager dan beberapoa orang Stage Screw
5. Memberikan perintah atau Cue kepada Stage manager dan Crew
6. Show Dee adalah person yang paling InCharge dalam sebuah acara jadi semua failitas acara mulai dari panggung, lighting, sound, video, property lainnya yang berkaitan dengan konsep acara di atur oleh Show Director
7. Stage Manager adalah wakil Show Driector diatas panggung, yang mengatur Rehearsal, GR, memberikan brief teknis kepada Stage Crew dll.
8. Show Director sesuai nama nya, adalah yang men Direct sebuah Show.
9. Sebaiknya Show Director bertemu dulu dengan produser atau client untuk mendapatkan sebanyak mungkin masukan, keinginan dan hal2 yang tidak di inginkan client.
10. Datanglah ke lokasi acara sebelum orang lain hadir disitu.
11. Disiplin waktu dan management diri, jangan sampe kurang istirahat, sering2 berdiskusi dengan client dan stage manager.
12. Lakukan Rehearsal sebaik mungkin, setelah itu lakukan GR (General Rehearsal) yang sama dengan acara.

untuk beberapa sequence yang melibatkan pejabat atau client (direktur perusahaan) dll, Show Dee harus ber inisiatif berbicara dengan para pejabat ini untuk lebih memudahkan dalam pengelolaan jalannya acara, stage manager ikut mendampingi ngobrol2 ini..dengan ngobrol2 dgn pejabat yang akan tampil ini kita dapat menarik beberapa manfaat seperti : kita bisa tahu tinggi badan pejabat ybs sehingga kita bisa set mic podum setinggi badannya, kita bisa tahu apakah beliau silau atau tidak kena lampu follow spot dan kita bisa redupkan sedikit, kita bisa tahu materi speech apakah selembar kertas atau sebuah note book sehingga kita antisipasi penunjang nya di podium, pakah tulisannya terlalu kecil.. Show dee juga sangat diharapkan memberikan suggest seperti busana yang akan dipergunakan, tempat duduk beliau agar tidak terlalu jauh dgn podium, naik keatas panggung lewat tangga sebelah mana dll dll..

manfaat lain adalah Pejabat ini yang barangkali direktur perusahaan yang punya acara akan menjadi kenal dengan kita, merasa terlayani dgn baik, bisa menghilangkan nervous nya beliau.. kalo beliau suka, pasti next time beliau akan memilih kita menjadi show dee nya lagi..gituh kan?

 

Stage Crew:

• Hindari sepatu kets bertali.. kalau bisa sepatu yang tanpa tali karena hal ini kadang bisa mengganggu (kalo tali nya lepas nyangkut di tangga, trus gedebuk!, jatuh di atas panggung..FLOP!!)
• Biasakan memiliki alat2 standar Stage Crew seperti : lampu senter, tespen, ballpoint, cutter, SOP tools seperti tang, kawat dll bisa disiapkan di trunk di backstage.
• Sebisanya memiliki pengetahuan pengoperasian HT, sukur sukur ngerti teknik Clonning HT, supaya bisa mandiri di backstage, gak selalu minta tolong orang untuk pindah2 channel, ngatur volume dll..

For All Backstager:
Biasakan / membayangkan bahwa kita hidup dipanggung, depan kita adalah audience dan belakang kita adalah No Trespassing Area!!

Dengan ini kita sebagai orang yang hidup dipanggung selalu menyebut KANAN adalah KIRI dan KIRI adalah KANAN..

hal ini harus disepakati dengan baik.. karena dalam menentukan side, memberikan perintah, seorang SHow dee yang posisi nya berhadapan dgn stage crew akan menyebut kanan dgn kiri dan kiri dengan kanan, Stage crew tidak akan bingung karena memang untuk ANDA yang dibelakang panggung arah kanan dan kiri sudah terbalik..

Hal lain:
biasakan menganggap bahwa Stage adalah rumah kita, sehingga kita akan treat seperti rumah kita sendiri.. siapa yang mau naik panggung kita harus tahu, panggung tidak boleh kotor, semua harus teratur di atas panggung.. Panggung adalah terlarang untuk orang yang tidak dikenal.. yang tidak ada urusan dgn panggung selalu kita awasi dgn baik,,cause the stage was our vehicle to get success..


Tips untuk Genset:
kita sering bermasalah dgn genset ??
katanya genset nya bagus...sehat..kuat..terny
ata di tengah jalan nya acara genset drop..mati..MATI juga image, prestasi dan kesuksesan Stage Management..

beberapa antisipasi : memilki spare sikring genset, jangan me running genset terlalu lama pada saat rehearsal.. selalu ada waktu untuk genset beristirahat sebelum show..cek oli dan air nya...cek ground nya,,cek amper meter pada saat sudah running apakah stabil atau tidak (kestabilan amper meter ini mempengaruhi kwalitas Sound. Light, video dan material lain yang menggunakan power dari genset ybs...

Another tips:
kenali barang2 lain selain barang2 yang hanya ada di panggung, untuk menambah pengetahuan dan menambah skill dikit2 kan..

 

Follow Spot:

Sesuai dgn namanya "follow Spot". Lampu sorot yang bisa mengikuti pergerakan artis diatas panggung, biasanya follow spot di instal di FOH Area, sebisa mungkin kalo hanya ada satu unit cari tempat yang paling tengah untuk mendapatkan cahaya yang rata di panggung. Unit ini bisa diatur warna nya secara manual, bisa diatur besar kecil nya lingkaran sorotan lampu, bisa diatur fokus tidak nya sesuai dengan jarak Fspot ke panggung.. hati2 karena follow spot menggunakan daya listrik besar, dan biasanya unit ini panas kalo sudah lama menyala. Untuk itu kita perlu baju tangan panjang atau hand protector, bagus juga kita pake cloth glove, jangan sarung tangan kulit ya karena panas nya makin jadi..

Selain dari Follow Spot : yang memiliki kinerja serupa yaitu Backspot..memang agak jarang kita menjumpai backspot di panggung2 lokal, backspot ini posisi nya di Trust Lighting belakang, yang disorot adalah pergerakan artis dari arah belakang atas, dgn sudut kurang lebih 45 derajat..backspot ini berguna untuk menimbulkan efek cahaya disekitar badan artis bagian belakang, atas rambut, samping, sehingga artis ybs jadi terlihat lebih menarik dan "hidup".. biasanya backspot memilki daya pancar cahaya tidak sebesar follow spot karena jarak backspot ke artis relatif lebih dekat dari pada follow spot ygh ada di foh..

Gel Frame:

Gel frame adalah lembaran plastik berwarna untuk lampu Parcan, Gel frame memiliki kode nomor dan warna, seorang Lighting Designer yang bener biasanya akan menyesuaikan bentuk acara dengan memberikan nuansa pada lampu par (Wash) dengan menentukan nomor kode Gel Frame untuk dipasang di group bar lampu ybs..dgn pengaturan ini panggung menjadi lebih indah, lebih bertema, lebih mewakili event yang dimaksud (identical)...misalnya untuk acara Telkomsel, Gel Frame yang dipake dominan warna merah dst..

Group Bar:

6 unit parcan yang sudah terpasang permanen di sebuah besi pipa, berbeda Loose Par Can : adalah lampu par yang tidak tergabung dalam bar (6unit tsb), biasanya loose par can untuk menyorot dari bawah ornamen, dekorasi panggung sehingga jadi dramatis..gituh sob..


Pembatas Projector:
nah ini penting banget. Kalo dipanggung terdapat Giant Screen yang disorot dari belakang (Rear projection) biasakan kita membuat garis demarkasi pengaman, sehingga tidak ada siapapun yang bisa melintas di antara mata projector dan screen..kalo sampe ada yang melintas, audience akan melihat Black Stupid Silhouette..dari depan.. so gak ada toleransi untuk hal ini, sorotan projector ke screen harus bebas dari hambatan, tidak terganggu..

*Note:
Show kecil Show besar sama aja, cuma beda content kok, selalu saja ada yang baru di setiap event..that's what I believe, jadi setiap event itu jadi sekolah kita yang terbaik, karena tidak bisa di ulang, gak ada yang rela ngajarin kita dengan biaya event semahal itu.. so keep it quite simple, learn !..
One thing, yang pegang artis dan yang terlibat di Stage management di bedain org nya ya (artis oleh LO / Talent Coord, stage mngmnt oleh SD, SM, Stg crew), jadi jobdes terbagi, secara struktur saling mengisi dan melengkapi, LO mengurus kedatangan artis, hospitality, makan, minum, jalan2, sampai menghadirkan artis ON TIME di backstage. setelah di backstage itu menjadi tg jawabnya Stage Management untuk memberikan Cue onstage dll, LO stby menjaga hospitality nya (minuman dan makanan, bis penjemput, antar ke toilet dll). Kalo jobdes suda terbagi otomatis pusing nya juga terbagi.

Untuk artis Rese ya kita mengacu aja sama kontrak TITIK..!! sehebat apapun artisnya kalo kita memiliki kontrak kerja yang baik, Insya Allah akan terjaga semua nya. harus dibedain ya, antara artis yang tidak mau diatur, dgn artis yang blagu / sombong. Kalo gw gak pernah perduli dengan sombong, pemalu, nyebelin, yg penting waktu nya onstage dia HARUS onstage dan PERFORM sesuai kontrak, penonton senang, artis pun pulang, selesai. No Hearts Feeling, profesionalism..

keakraban dengan artis dan menjadi sohib dengan mereka itu Credit Point, tapi gak ada hubungannya dgn mengelola Mereka untuk tampil dgn baik..

Biasakan Rundown script dijadikan Addendum kontrak, walaupun Rundown Script terbit belakangan setelah kontrak...

Sumber : 

http://getebandit.blogspot.com/2010/05/tips-tips-untuk-event-management.html